U eri digitalnog poslovanja sve više gubimo dodir s klasičnim metodama poslovanja. Moderne kompanije sve više posluju vrlo uspješno, a ostvaruju samo elektronsku komunikaciju i prepisku sa svojim saradnicima i partnerima. Da bi ovo funkcionisalo uspešno, svaki od učesnika u ovom poslovnom modelu mora da poseduje elektronski potpis. Dokumenti koji se ovom prilikom potpisuju uglavnom su u PDF formatu. Postavlja se pitanje, kako elektronski potpisati pdf dokument?
Šta je elektronski potpis?
Za početak, moramo vam dati bliže objašnjenje pojma elektronički potpis, kako biste znali kako funkcionira elektronsko potpisivanje PDF-a ili bilo kojeg drugog dokumenta koji ima tu mogućnost.
Elektronski potpis je skup podataka u digitalnom obliku koji se može koristiti za jasnu identifikaciju potpisnika i autentičnost potpisanog elektronskog dokumenta. Osim razlike u načinu i vrsti potpisivanja, ne postoje razlike između vlastitog potpisa u standardnom poslovanju i elektronskog potpisa koji se koristi u elektronskom poslovanju. Jedna od prednosti elektronskog potpisa je i dodatna mogućnost da elektronski sertifikat štiti integritet elektronski potpisanog dokumenta.
Omogućeno nam je da zaključimo digitalnim potpisom identifikacija svih učesnika u komunikaciji i integritet podataka. Kvalifikovani elektronski sertifikat se izdaje na pametnoj kartici sa kojom se dobija PIN (procedura korišćenja kartice i PIN-a uglavnom je svima poznata, primer je bankarska kartica i njeno korišćenje na bankomatu), iako je može se izdati iu obliku drugog medija, npr na primjer USB.
Preduvjeti za digitalno potpisivanje pdf dokumenata
Jedan od preduslova za digitalno potpisivanje dokumenata je posjedovanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata (kako za pravna tako i za fizička lica). Najlakši i najjeftiniji način da dobijete kvalifikovani elektronski sertifikat je da odete u policijsku stanicu i podnesete zahtev.
Zahtjev za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis podnosi se u nadležnoj policijskoj stanici, prema mjestu prebivališta. U slučaju gubitka lozinke, odnosno PIN-a za ličnu kartu, potrebno ga je dostaviti Zahtjevi za izdavanje potvrde zatražiti deblokadu lične karte.
Ostali preduslovi
- kompjuter
- pametna kartica sa kvalifikovanim elektronskim sertifikatom;
- čitač pametnih kartica
- Instaliran Adobe Reader (besplatni softver)
Kvalifikovani elektronski sertifikat može izdati svako u Srbiji
Kvalifikovani elektronski sertifikat mogu izdati sva ovlašćena sertifikaciona tela u Republici Srbiji.
- Sertifikaciono telo MUP-a – http://ca.mup.gov.rs/
- Sertifikaciono telo JP Pošta Srbije – http://www.ca.posta.rs
- Sertifikaciono telo Privredna komora Srbije – http://www.pks.rs
- Sertifikaciono telo HALCOM http://www.halcom.rs/rs/
- Certifikacijsko tijelo eSmart Systems http://qca.e-smartsys.com/
Svako od ovih certifikacijskih tijela objavilo je detaljna uputstva i potrebne korake za uspješno instaliranje potrebnog softvera na svojoj službenoj web stranici.
Kako ispravno elektronski potpisati dokument
Ovaj put nećemo ulaziti u detalje ugradnje kvalifikovanog elektronskog sertifikata jer je to jedan od preduslova o kome se najviše pisalo. Na web stranicama certifikacijskih tijela možete pronaći sve potrebne programe, instalirati ih uz vrlo dobra i detaljna uputstva. A ako to ne možete shvatiti, uvijek možete pitati Google, postaviti jednostavno pitanje npr. “Kako instalirati MUP sertifikat” i dobićete mnoštvo članaka koji detaljno objašnjavaju kako, na koji način instalirati i kako rešiti eventualne probleme prilikom instalacije.
U trenutku potpisivanja dokumenta, osnovni uslov je digitalni sertifikat povezan sa računarom pomoću čitača pametnih kartica.
Postoji jedno uputstvo Ministarstva unutrašnjih poslova koje bi vam moglo biti od koristi
Upute za elektronsko potpisivanje dokumenata Adobe Reader XI
U osnovi, trebate otvoriti pdf dokument koji želite digitalno potpisati i slijedite upute korak po korak u nastavku:
Prvi korak
Za početak pronađite i odaberite opciju alati, zatim kliknite na ikonu Certifikati kao na slici:
Još jedan korak
Otvara se dokument koji treba potpisati i u gornjem dijelu dokumenta pojavljuju se 3 ikone: Digitalno potpišite, obilježite vrijeme i potvrdite sve potpise
Treći korak
Odaberite ikonu Digitally Sign a zatim pomoću miša nacrtajte pravougaonik u dokumentu. Mjesto na kojem ste nacrtali pravougaonik bit će mjesto gdje će se digitalni potpis pojaviti u konačnom dokumentu (kada završite proceduru digitalnog potpisa). Možete označiti pravougaonik u sekciji kako želite. Većina ljudi bukvalno bira mjesto gdje će im biti svojeručni potpis, a vi možete odabrati drugi dio dokumenta. Mjesto elektronskog potpisa ne igra nikakvu drugu ulogu osim vizuelne.
Četvrti korak
U četvrtom koraku otvara se prozor sa podacima i označava se (popunjava) radio dugme koje se nalazi ispred vašeg imena.
Bilješka: Ako je neko pre vas (neko od vaših kolega) koristio kvalifikovani digitalni sertifikat, sistem će zapamtiti njegove podatke iu tom slučaju će se pojaviti lista svih imena (njihovih sertifikata) koji su koristili opciju rada sa kvalifikovanim digitalnim sertifikatom pod vašim imenom. Čak i jednostavno čitanje lične karte pomoću aplikacije Čelik pamti podatke potpisane za certifikat.
Nakon toga odabirom polja Nastavipojavljuje se novi prozor sa dugmetom SIGN.
Peti korak
Kada pritisnete dugme SIGN i sistem od vas traži da sačuvate pdf dokument pod odgovarajućim imenom. Što znači da stari dokument ostaje netaknut, a njegova potpisana verzija je formirana. Nakon potvrde, otvara se novi prozor Unesite PIN gde vas sistem prepoznaje i gde je potrebno uneti svoj PIN, (kod koji ste dobili kada ste preuzeli kvalifikovani digitalni sertifikat od sertifikacionog tela).
Vaš dokument je konačno digitalno potpisan i potpis je u dijelu dokumenta kako ste naznačili pravokutnikom.