[Google Calendar] 13 trikova za povećanje produktivnosti

Otkrijte svijet funkcija koje povećavaju vašu produktivnost i integracija koje mogu promijeniti vaše planiranje i upravljanje vremenom.

Vjerovatno ste ga koristili barem jednom Google kalendarda li vam ga je neko poslao pozivnicu za sastanak ili ste ga tek počeli koristiti jer ste ga dobili uz uređaj.

Iako Google kalendar je prilično jednostavna aplikacija kada je u pitanju planiranje, dolazi sa nekoliko izvanrednih karakteristika i integracija koje vam mogu pomoći da povećate produktivnost i poboljšate ukupnu efikasnost.

Nadamo se da će vam savjeti u nastavku biti od koristi i da ćete barem dio (ako ne i sve) od njih primijeniti u svom svakodnevnom životu.

1) Postavite zadane podsjetnike

Uvijek je korisno postavite podsjetnike da ne propustite nadolazeće događaje ili da sebi date dovoljno vremena za pripremu. Međutim, postavljanje podsjetnika za svaki novi događaj koji kreirate može biti prilično zamorno.

Srećom, Google kalendar vam to omogućava automatski kreirajte zadane podsjetnike (engl. zadani podsjetnici) za sve događaje koje organizujete. Evo kako:

• Idite na početnu stranicu Google kalendara
• Kliknite na ikonu zupčanici desno i odaberite postavke (Postavke)
• Pod postavkama za svoje kalendare odaberite svoj kalendar
• Odaberite “Obavještenja o događajima” (Obavijesti o događajima), zatim odaberite “+ Dodajte obavještenje(Dodaj obavještenje)
• Odaberite željeno trajanje klikom na padajući meni

U budućnosti će svi događaji koje kreirate biti automatski odabrani zadani podsjetnici. Imajte na umu da možete dodati više od jednog obavještenja – na primjer, obavještenje 1 dan ranije putem e-pošte i 2 sata ranije putem push obavijesti na vašem mobilnom telefonu.

2) Integracija sa drugim alatima

Upravljajte i koristite različite alate svakodnevno, bilo za lični ili poslovne svrhe, to može biti zamorno – zahtjevno od vas cijelo vrijeme prebacivanje između navedenih alata da budete svjesni svojih projekata i zadataka.

Mnogi od ovih alata vam to omogućavaju Integracija Google kalendara tako da ne morate ručno prenositi informacije iz svoje aplikacije u kalendar ili obrnuto. Na primjer, Google kalendar je prilično koristan Slack integracija što biste trebali isprobati ako koristite tu aplikaciju za razmjenu poslovnih poruka. Integracija vam omogućava da zakažete i izbrišete događaje direktno iz Slacka. Slack može ažurirati vaš status na osnovu vašeg rasporeda! Imajte na umu da se način na koji integrirate Google Kalendar s aplikacijom razlikuje od aplikacije do aplikacije.

3) Primite svoj dnevni raspored putem e-pošte

Ako imate naviku da žurno odbacujete obavještenja bez mnogo razmišljanja, postoji velika šansa da biste mogao propustiti obavještenja iz kalendara. A ako date prednost e-pošti u odnosu na druge oblike komunikacije, evo jednog korisnog trika: možete imati vaš dnevni rasporedd poslano direktno na vaš e-mail adresa on na dnevnoj bazi. Na ovaj način nećete propustiti važne podsjetnike i sastanke.

Da biste to učinili:

• Idite na Google kalendar i kliknite na ikonu zupčanici
• Izaberi Postavke > Postavke za moje kalendare (Postavke > Postavke za moje kalendare)
• Odaberite kalendar od kojeg želite da primate e-mail.
• Pomaknite se dolje do Ostala obavještenja (Ostala obavještenja)
• Idi Dnevni raspored (Dnevni raspored) i odaberite e-mail sa padajućeg menija

4) Započnite sedmicu drugog dana

Bilo da se vaš posao sastoji od fleksibilnih rasporeda, prekomorskih zadataka sa na različite početne dane u sedmica, ili jednostavno više volite netradicionalan početak sedmice, Google kalendar je tu za vas. Možete lako promijeniti dan početka vaše sedmice u Google kalendaru.

Jednostavno idite na postavke Google kalendara, odaberite Uglavnom (Općenito), zatim skrolujte dole do Opcija prikaza (Opcije prikaza). Kliknite na Početak sedmice i birajte između subote, nedjelje ili ponedjeljka.

5) Koristite glasovne komande za kreiranje događaja

Ako vam ruke nisu slobodne kada trebate kreirati događaj, možete koristite svoj glas za kreiranje događaja umjesto da otvorite aplikaciju Google kalendar i unesete sve detalje.

Samo recite nešto poput: “Hej, Google, kreiraj događaj u kalendaru: večera sa Jane u 20 sati u Chili’s” Osim snimanja svih informacija, Google može zatražiti dodatne informacije prije snimanja događaja.

Imajte na umu da ovo nemoguće ako koristite Apple uređaj. Siri ne može kreirati događaje s Google kalendarom. Ako želite da Siri dodaje događaje u vaš Google kalendar, morate ga postaviti kao zadani kalendar. Uradite to tako što ćete otići na Postavke > Kalendar > Zadani kalendar (Postavke > Kalendar > Podrazumevani kalendar).

6) Dodajte svoj kalendar na web stranicu

Upravljanje vašim rasporedom može biti teško, posebno ako ljudi žele zakazati sastanke s vama. Ako imate web stranica, dozvolite drugim ljudima da zakazuju sa vama na osnovu svojih preferencija dodajte svoj kalendar na svoju web stranicu.

7) Koristite softver za zakazivanje na mreži

Dijeljenje vašeg kalendara može dovesti do toga da drugi iskoriste vaše slobodno vrijeme. Ako tražite bolju kontrolu nad time kada drugi mogu zakazati sastanke s vama, vrijedi istražiti alate koji pojednostavljuju online planiranje, kao što su Calendly.

Kada se registrujete za Calendly koristeći svoj Gmail adresa, on je besprekoran sinhronizuje sa vaš kalendar na vašem Calendly nalogu. Ali to nije sve. Ova integracija donosi niz prednosti, kao npr automatizovano planiranje, upravljanje vremenskim zonama i prilagođavanja – čineći iskustvo zakazivanja sastanka s vama personaliziranijim iskustvom.

8) Podesite vremenske blokove

Google kalendar vam može dodatno pomoći da to postignete veća produktivnost sa blokovi vremena. Ova funkcija vam omogućava da dodijelite određene sastanke tako da se možete fokusirati na određene projekte ili zadatke. Ovo vam omogućava da efikasno fokusirate svoju energiju na određene ciljeve, sprečavajući odugovlačenje i gubljenje vremena na prebacivanje sa jednog zadatka na drugi.

9) Automatsko odbijanje događaja

Korištenje Google kalendara vam ne pomaže samo da pratite svoje sastanke. Možete ga koristiti i za ravnotežu između posla i privatnog života. Kada postavite radno vrijeme, Google kalendar može automatski odbijaju zahtjeve za sastanke kada jesi Izvan kancelarije ili na godišnji odmor.

Također možete poslati poruku o odsutnosti, dajući do znanja drugim ljudima šta u međuvremenu mogu učiniti, kao što je usmjeravanje komunikacije drugom kolegi koji može odgovoriti na njihove zahtjeve ili nedoumice.

10) Naizmjenično koristite drugu vremensku zonu

Radite sa ljudima u druge vremenske zone može otežavaju planiranje sastanaka i postavljanje rasporeda. Umjesto da trošite previše vremena na konsultacije s online pretvaračem vremenskih zona, možete koristiti Google-ovu funkciju sekundarne vremenske zone kako biste pratili vremenske razlike i spriječili greške u planiranju.

U Google kalendaru kliknite na Postavke > Općenito > Vremenska zona (Postavke > Općenito > Vremenska zona). Označi Sekundarni prikaz vremenske zone (Prikaz sekundarne vremenske zone) sub vremenska zona (Vremenske zone). Također možete dodati oznake svakoj vremenskoj zoni radi dalje organizacije.

11) Kreiranje sastanaka koji se ponavljaju

Ako imate iste sastanke svake sedmice ili mjeseca, možete uspostaviti sastanke koji se ponavljaju umjesto da svaki put ručno kreirate događaj. Kada kreirate događaj, izaberite padajući meni koji kaže Ne ponavlja se (Ne ponavlja se) i odaberite koliko često želite da se događaj ponavlja.

12) Kreirajte prečicu za GCalendar

Iako ćete kreirati novi događaj na Google kalendar uz samo nekoliko klikova, prečica za događaje preskače većinu koraka i vodi vas direktno do novog prozora događaja Google kalendara.

Samo otvorite pretraživač, ukucajte kal nov i pritisnite Enter. Osim toga, postoji duga lista prečica Google kalendara koje vam mogu pomoći da se lakše krećete i koristite aplikaciju.

13) Pronađite idealno vrijeme za sastanke

Pronalaženje idealnog vremena je još jedan izazov prilikom kreiranja sastanka. Ovo je teže što je više ljudi uključeno, a situacija postaje još zbunjujuća ako se u jednadžbu dodaju različite vremenske zone.

Na sreću, Google kalendar ima tu funkciju Nađi vrijeme (Pronađi vrijeme) koji vam omogućava da pronađete slobodno vrijeme za sve članove tima. Međutim, to je ono čemu služi potreban pristup timskim Google kalendarima, i možete ga koristiti samo putem web aplikacije, a ne na mobilnoj aplikaciji. Ova funkcija vam omogućava da pronađete vrijeme koje je obostrano dostupno i odgovara svima u timu.

Koristite kalendar u svoju korist

Google kalendar nudi brojne funkcije i integracija koji povećati produktivnost. Od postavljanja zadanih podsjetnika do upravljanja vremenskim zonama i korištenja glasovnih komandi, savladavanje ovih trikova može vam pomoći da na najbolji način iskoristite svoj kalendar za efikasno upravljanje vremenom.

Napisao: Boris Plavljanić

Pošta [Google Calendar] 13 trikova za povećanje produktivnosti prvi put se pojavilo na PC CHIP-u.
pcchip.hr