Racionalizacija i optimizacija štampanja

Jeste li zadovoljni sa štampanjem dokumenata na poslu? Manje-više, slegnu?emo ramenima i odgovoriti uz uzdah da i nije baš najbolja situacija. Razlozi: stara oprema, nas desetoro priklju?enih na jedan printer, tonera nema od prošlog meseca, ?eka se tender za ketridž, blokira proces štampe, bled otisak…razloga za nezadovoljstvo zaista mnogo. Da ne spominjemo možda najvažniju stavku – brojke pokazuju da 3 % ukupnih troškova kompanije, na nivou godine, ?ine troškovi štampanja. I za ovo ima rešenja, ime mu je racionalizacija i optimizacija štampe. 

Analiza situacije kao preduslov: Za po?etak, potrebna je dobra analiza stanja u firmi ili ustanovi: koje su potrebe za štampanjem; gde bi se nalazila centralna radna jedinica tj. printer ili multifunkcionalan ure?aj koji može da sadrži i kopir aparat, skener i faks; koliko korisnika bi koristilo takav umreženi sistem?

Cilj: Smanjiti broj ure?aja i optimizovati proces štampanja

Kakva je korist od optimizacije štampe?
* Prvo i najvažnije, smanjuju se troškovi ispisa tj. štampe.

* Poslovanje dostiže dugoro?nu stabilnost, efikasnot, a uz smanjenje štampanog materijala i tonera radi se i o zaštiti životne sredine.

* Nema investiranja u opremu, nema organizacije nabavke dodatnog materijala (tonera, delova, servisa), nema brige o servisu i kontroli printera.

* Smanjuju se zastoji i blokada procesa štampe

* Sistem se prilago?ava korisniku, bez obzira na broj zaposlenih, ne kao do sada gde se korisnik prilago?avao ure?aju.
* Unapre?enjem procesa štampanja dokumenata ukupna ušteda može biti i do 40 % prihoda neke firme.

Kompanija Original Grupa implementirala je nekoliko rešenja  ovako organizovane štampe koje možete pogledati na samom sajtu www.originalgrupa.com/.

Standardizacija štampe

Promena je imanentno svojstvo današnjeg poslovnog sveta i svaka kompanija (bilo da je privatna ili državna) mora da prati te promene, da raste i prilago?ava se, a to ne može sa starim hardverom i softverom koji ni?emu više ne služe sem za nerviranje. Upravljanje poslovima kad ste okruženi raznim “out of date” printerima može biti prava muka. Zato se proces rada pod hitno mora unaprediti. U stvari treba primeniti samo jednu stvar: primenite standardizaciju i optimizaciju štampe. Standardizacijom opreme za štampu zaposleni nemaju potrebe da u?e kako da rade sa više vrsta hardvera, dragoceno vreme mogu iskoristiti za produktivan rad na svakodnevnim zadacima. Potrebno je ne gubiti resurse i vreme pitaju?i se kako štampati dokument.

Konsolidacija štampe

 Radnici vole štampa?e na svom radnom stolu, ali koliko to košta firmu na kraju godine? U ve?ini slu?ajeva, poslodavci bi trebalo da znaju: što se manje primeraka odštampa na odre?enom štampa?u – to je štampa? skuplji, nekad je ta brojka ?etiri ili pet puta više od cene štampa?a. Smanjenje broja desktop printera ?e smanjiti broj štampanog materijala. Ovakom konsolidacijom štampanog materijala mogu se ostvariti zna?ajne uštede u troškovima tonera, delova i održavanja printera. Klasi?an centralizovan na?in štampe u kompanijama sa glavnim serverom za štampanje i velikim brojem printera konektovanih na njega ne rešavaju glavne probleme. A oni su u principu slede?i: neta?na evidencija potrošnje papira i tonera, otežana instalacija drajvera, skupo održavanje glomaznog sistema, upitan kapacitet tonera, loš otisak, razli?iti tipovi obrazaca koji zahtevaju razli?itu veli?inu papira, zastoj u radu i neizbežno nezadovoljstvo korisnika, tj. zaposlenog.

 

Konfiguracija sistema za optimizaciju

Da bi se proces štampanja i skeniranja optimizirao potrebni su dobar softver i odli?an hardver.

Potrebni su najpre softveri za upravljanje štampom, posebni softveri za korisnika, zatim softveri za upravljanje dokumentima, izveštajima, za kontrolu i nadzor rada ure?aja i sli?no. Neophodno je i hardversko rešenje za ?ita?e kartica koji se implementiraju na ure?aje.

Kad se od datih elemenata implementira umreženi i sofisticiran sistem i uradi konfiguracija printer servera, dovoljno je kratko obu?iti korisnike i eto rešenja!

Softver prati status ure?aja, stanje papira, tonera, blagovremeno javlja kakvo je stanje delova ure?aja, daje podatak kada je vreme za servis, a korisnik može i sam da napravi izveštaj o koriš?enju multifunkcionalnog aparata.

Postoji i nadzor sistema, tj. platforma koja nadgleda kako sve funkcioniše. Platforma prati efikasnost i sigurnost u radu, a svaki korisnik mese?no dobije izveštaj o ispisanim stranicama sa datumom i vremenom štampanih stranica koje je do tada odštampao. To je dodatni kontrolni ispis koji je od koristi i službeniku i poslodavcu za kasnije analize rada. Softver se može setovati tako da korisnici imaju ograni?enje u koli?ini štampe, da imaju kontrolu štampanja, kopiranja i skeniranja.

Drajver za štampu je instaliran na printer serveru i podeljen na korisni?ke domene. Na serveru se podese i profili za vrste papira A3 i A4, za boju papira, skeniranje, kopiranje. Skenirani dokument se može sa?uvati u folder na mreži ili u mejlu korisnika jednostavno – klikom na dokument i folder gde korisnik želi da mu se on skenira.

Lokacija: Printer server se konfigurira za jednu radnu grupu (za odgovaraju?i broj korisinika) i deo je višenamenskog sistema preko koga ?e kompanija pove?ati svoju u?inkovitost. Njemu treba obezbediti strujni i mrežni priklju?ak i mesto gde ?e se nalaziti. Taj server može sadržati samo printer, a može biti i multifunkcionalan, sa skenerom, kopir aparatom i faksom.

Napisala Valentina Brankovi?