Jeste li zadovoljni sa tampanjem dokumenata na poslu? Manje-vie, slegnu?emo ramenima i odgovoriti uz uzdah da i nije ba najbolja situacija. Razlozi: stara oprema, nas desetoro priklju?enih na jedan printer, tonera nema od prolog meseca, ?eka se tender za ketrid, blokira proces tampe, bled otisak…razloga za nezadovoljstvo zaista mnogo. Da ne spominjemo moda najvaniju stavku brojke pokazuju da 3 % ukupnih trokova kompanije, na nivou godine, ?ine trokovi tampanja. I za ovo ima reenja, ime mu je racionalizacija i optimizacija tampe.
Analiza situacije kao preduslov: Za po?etak, potrebna je dobra analiza stanja u firmi ili ustanovi: koje su potrebe za tampanjem; gde bi se nalazila centralna radna jedinica tj. printer ili multifunkcionalan ure?aj koji moe da sadri i kopir aparat, skener i faks; koliko korisnika bi koristilo takav umreeni sistem?
Cilj: Smanjiti broj ure?aja i optimizovati proces tampanja
Kakva je korist od optimizacije tampe?
* Prvo i najvanije, smanjuju se trokovi ispisa tj. tampe.
* Poslovanje dostie dugoro?nu stabilnost, efikasnot, a uz smanjenje tampanog materijala i tonera radi se i o zatiti ivotne sredine.
* Nema investiranja u opremu, nema organizacije nabavke dodatnog materijala (tonera, delova, servisa), nema brige o servisu i kontroli printera.
* Smanjuju se zastoji i blokada procesa tampe
* Sistem se prilago?ava korisniku, bez obzira na broj zaposlenih, ne kao do sada gde se korisnik prilago?avao ure?aju.
* Unapre?enjem procesa tampanja dokumenata ukupna uteda moe biti i do 40 % prihoda neke firme.
Kompanija Original Grupa implementirala je nekoliko reenja ovako organizovane tampe koje moete pogledati na samom sajtu www.originalgrupa.com/.
Standardizacija tampe
Promena je imanentno svojstvo dananjeg poslovnog sveta i svaka kompanija (bilo da je privatna ili dravna) mora da prati te promene, da raste i prilago?ava se, a to ne moe sa starim hardverom i softverom koji ni?emu vie ne slue sem za nerviranje. Upravljanje poslovima kad ste okrueni raznim “out of date” printerima moe biti prava muka. Zato se proces rada pod hitno mora unaprediti. U stvari treba primeniti samo jednu stvar: primenite standardizaciju i optimizaciju tampe. Standardizacijom opreme za tampu zaposleni nemaju potrebe da u?e kako da rade sa vie vrsta hardvera, dragoceno vreme mogu iskoristiti za produktivan rad na svakodnevnim zadacima. Potrebno je ne gubiti resurse i vreme pitaju?i se kako tampati dokument.
Konsolidacija tampe
Radnici vole tampa?e na svom radnom stolu, ali koliko to kota firmu na kraju godine? U ve?ini slu?ajeva, poslodavci bi trebalo da znaju: to se manje primeraka odtampa na odre?enom tampa?u to je tampa? skuplji, nekad je ta brojka ?etiri ili pet puta vie od cene tampa?a. Smanjenje broja desktop printera ?e smanjiti broj tampanog materijala. Ovakom konsolidacijom tampanog materijala mogu se ostvariti zna?ajne utede u trokovima tonera, delova i odravanja printera. Klasi?an centralizovan na?in tampe u kompanijama sa glavnim serverom za tampanje i velikim brojem printera konektovanih na njega ne reavaju glavne probleme. A oni su u principu slede?i: neta?na evidencija potronje papira i tonera, oteana instalacija drajvera, skupo odravanje glomaznog sistema, upitan kapacitet tonera, lo otisak, razli?iti tipovi obrazaca koji zahtevaju razli?itu veli?inu papira, zastoj u radu i neizbeno nezadovoljstvo korisnika, tj. zaposlenog.
Konfiguracija sistema za optimizaciju
Da bi se proces tampanja i skeniranja optimizirao potrebni su dobar softver i odli?an hardver.
Potrebni su najpre softveri za upravljanje tampom, posebni softveri za korisnika, zatim softveri za upravljanje dokumentima, izvetajima, za kontrolu i nadzor rada ure?aja i sli?no. Neophodno je i hardversko reenje za ?ita?e kartica koji se implementiraju na ure?aje.
Kad se od datih elemenata implementira umreeni i sofisticiran sistem i uradi konfiguracija printer servera, dovoljno je kratko obu?iti korisnike i eto reenja!
Softver prati status ure?aja, stanje papira, tonera, blagovremeno javlja kakvo je stanje delova ure?aja, daje podatak kada je vreme za servis, a korisnik moe i sam da napravi izvetaj o kori?enju multifunkcionalnog aparata.
Postoji i nadzor sistema, tj. platforma koja nadgleda kako sve funkcionie. Platforma prati efikasnost i sigurnost u radu, a svaki korisnik mese?no dobije izvetaj o ispisanim stranicama sa datumom i vremenom tampanih stranica koje je do tada odtampao. To je dodatni kontrolni ispis koji je od koristi i slubeniku i poslodavcu za kasnije analize rada. Softver se moe setovati tako da korisnici imaju ograni?enje u koli?ini tampe, da imaju kontrolu tampanja, kopiranja i skeniranja.
Drajver za tampu je instaliran na printer serveru i podeljen na korisni?ke domene. Na serveru se podese i profili za vrste papira A3 i A4, za boju papira, skeniranje, kopiranje. Skenirani dokument se moe sa?uvati u folder na mrei ili u mejlu korisnika jednostavno – klikom na dokument i folder gde korisnik eli da mu se on skenira.
Lokacija: Printer server se konfigurira za jednu radnu grupu (za odgovaraju?i broj korisinika) i deo je vienamenskog sistema preko koga ?e kompanija pove?ati svoju u?inkovitost. Njemu treba obezbediti strujni i mreni priklju?ak i mesto gde ?e se nalaziti. Taj server moe sadrati samo printer, a moe biti i multifunkcionalan, sa skenerom, kopir aparatom i faksom.
Napisala Valentina Brankovi?
